Vilkår

Mindzeed ApS · CVR 38 67 98 64 · Vandtårnsvej 77, 2860 Søborg

Version 2.0 · Gældende fra 1. november 2026 · Erstatter versionen gældende fra 1. januar 2020

1. Anvendelsesområde

1.1 Disse betingelser ("Betingelserne") regulerer brugen af den onlinetjeneste, som leveres af Mindzeed ApS ("Mindzeed"). Den part, der tegner abonnement på tjenesten, benævnes "Kunden".

1.2 En partner, der videresælger tjenesten til egne slutkunder i henhold til en partneraftale med Mindzeed, er Kunde i Betingelsernes forstand. Regulerer Betingelserne og en underskrevet partneraftale samme forhold forskelligt, har partneraftalen forrang.

1.3 Betingelserne accepteres ved digital eller anden bestilling af tjenesten samt ved fornyelse af abonnement. Den gældende version er offentliggjort på mindzeed.com.

1.4 Databeskyttelsesforholdet afhænger af, hvordan tjenesten leveres:

1.5 Rangorden. Ved uoverensstemmelse gælder følgende rangorden i spørgsmål om behandling af personoplysninger: (1) databeskyttelsesforordningen og anden præceptiv databeskyttelseslovgivning, (2) den gældende databehandleraftale eller underdatabehandleraftale med tilhørende bilag, (3) partneraftalen, hvor en sådan foreligger, og (4) disse Betingelser. I alle øvrige spørgsmål har en underskrevet partneraftale eller individuelt forhandlet aftale forrang for Betingelserne.

2. Abonnement og brugsret

2.1 Under forudsætning af Kundens overholdelse af Betingelserne giver Mindzeed Kunden en begrænset, ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig og tidsbegrænset ret til at tilgå og anvende tjenesten for det aftalte antal brugerlicenser.

2.2 En direkte Kunde må alene anvende tjenesten til internt brug. En partner må stille tjenesten til rådighed for sine slutkunder i overensstemmelse med sin partneraftale.

2.3 Brugere er medarbejdere hos Kunden eller, for partnere, hos slutkunden. En licens må ikke deles mellem flere brugere.

2.4 Alle rettigheder, der ikke udtrykkeligt er tildelt, forbliver hos Mindzeed.

3. Tilgængelighed, opgraderinger og vedligeholdelse

3.1 Mindzeed leverer tjenesten efter bedste evne med henblik på stabil drift. Planlagte servicevinduer til opgradering og vedligeholdelse varsles over for Kundens systemadministrator med mindst 48 timers varsel.

3.2 Kunden er ansvarlig for det hardware, software og den internetadgang, som Kundens brugere har behov for.

3.3 Mindzeed videreudvikler og fejlretter løbende tjenesten. Ved tegning af abonnement accepterer Kunden fremtidige opgraderinger og fejlrettelser.

3.4 Mindzeed kan ændre den tekniske arkitektur og enkelte sikkerhedsforanstaltninger, forudsat at det samlede sikkerhedsniveau ikke forringes. Ændringer, der væsentligt påvirker behandlingen af personoplysninger eller sikkerhedsniveauet, varsles i overensstemmelse med den gældende databeskyttelsesaftale.

4. Support

4.1 Mindzeed yder support til Kundens systemadministrator, som tillige er kontaktpunkt over for Kunden. Der ydes ikke support direkte til slutbrugere, medmindre andet er aftalt særskilt.

4.2 Over for partnere yder Mindzeed 2nd line-support. Partneren er ansvarlig for 1st line-support over for egne slutkunder.

4.3 Supportanmodninger fremsendes skriftligt til support@mindzeed.com. Mindzeed tilstræber at besvare henvendelser inden for én arbejdsdag og ved fejlmeldinger at påbegynde fejlsøgning inden for 24 timer på arbejdsdage.

4.4 Mindzeed kan anvende underleverandører til support og konsulentydelser. Behandler en sådan underleverandør personoplysninger, antages den som underdatabehandler i overensstemmelse med pkt. 12.

5. Priser og betaling

5.1 Den aftalte abonnementsperiode faktureres i forhold til den individuelle aftale, der er indgået. Betalingsbetingelser er fakturadato plus 8 dage.

5.2 Mindzeed kan ændre priser og vilkår. Ændringer varsles skriftligt med mindst 3 måneders varsel og får tidligst virkning fra den efterfølgende abonnementsperiode. Ændringer anses for accepteret, medmindre Kunden opsiger abonnementet med gældende varsel med virkning fra udløbet af den indeværende abonnementsperiode.

5.3 Mindzeed kan derudover regulere priser i overensstemmelse med den almindelige prisudvikling og valutakurser. Den årlige licensafregning kan indeksreguleres uden yderligere varsel efter Danmarks Statistiks nettoprisindeks, dog minimum 2,5 procent.

5.4 Opretter Kunden brugere ud over det antal, abonnementet omfatter, faktureres de yderligere licenser fra begyndelsen af den måned, hvori de oprettes. Nedsættelse af antallet af licenser kræver skriftlig aftale og får virkning fra en ny abonnementsperiode.

5.5 Forudbetalte licensbeløb for en abonnementsperiode refunderes ikke.

5.6 Ved forsinket betaling påløber renter i henhold til renteloven.

5.7 Henstår en faktura ubetalt efter tre rykkere, kan Mindzeed suspendere Kundens adgang til tjenesten efter skriftligt varsel på mindst 14 dage. Suspension fritager ikke Kunden for betalingsforpligtelsen.

5.8 Suspension efter pkt. 5.7 berører ikke Kundens mulighed for at få udleveret en kopi af de personoplysninger, der behandles i tjenesten, og Mindzeed tilbageholder ikke personoplysninger som middel til at sikre betaling. Personoplysninger slettes alene i overensstemmelse med pkt. 7.

5.9 Der tillægges dansk moms for Kunder med adresse i Danmark og for Kunder i øvrige EU-lande uden gyldigt momsnummer. Kunder uden for EU og EU-kunder med gyldigt momsnummer faktureres uden dansk moms.

6. Prøveperiode

6.1 Mindzeed kan tilbyde et gratis prøveabonnement. Tegner Kunden ikke abonnement inden prøveperiodens udløb, ophører adgangen ved periodens udløb, og prøvekontoen med tilhørende data slettes.

6.2 I en prøveperiode påtager Mindzeed sig ingen forpligtelser med hensyn til tilgængelighed eller brug af tjenesten.

7. Varighed, opsigelse og sletning af data

7.1 Abonnementsperioden fremgår af aftalen eller ordrebekræftelsen.

7.2 Opsigelse fremsendes skriftligt til support@mindzeed.com og er gyldig ved skriftlig bekræftelse fra Mindzeed. Opsiges abonnementet ikke rettidigt, fornyes det automatisk.

7.3 Mindzeed kan opsige med øjeblikkelig virkning ved Kundens væsentlige misligholdelse. Generel opsigelse følger ordrebekræftelsen.

7.4 Ved udløb eller opsigelse ophører Kundens adgang til tjenesten. Forudbetalte abonnementsbeløb refunderes ikke.

7.5 Inden sletning kan Kunden eksportere sine data via tjenestens rapporterings- og eksportfunktioner. Mindzeed yder rimelig bistand til eksport på anmodning. Medmindre andet er aftalt, er eksportvinduet 30 dage fra det tidspunkt, hvor adgangen ophører.

7.6 Efter eksportvinduets udløb sletter Mindzeed de personoplysninger, der behandles på Kundens vegne, og bekræfter sletningen skriftligt på anmodning. Personoplysninger i sikkerhedskopier fjernes som led i den almindelige backup-rotation og genskabes ikke, medmindre det er nødvendigt for at retablere produktionsmiljøet.

7.7 Er Kunden dataansvarlig, kan Kunden i stedet instruere Mindzeed om at tilbagelevere personoplysningerne. Sletning og tilbagelevering reguleres i øvrigt af den gældende databehandleraftale eller underdatabehandleraftale.

8. Kundens indeståelser

8.1 Kunden indestår for, at Kundens brug af tjenesten er lovlig, og at Kundens brugere overholder Betingelserne, og skal holde Mindzeed skadesløs for tredjemands krav, der udspringer af Kundens brug af tjenesten.

8.2 Kunden indestår for at være berettiget til at anvende indhold, som Kunden uploader til tjenesten, og skal holde Mindzeed skadesløs for krav og tab i den forbindelse.

8.3 Mindzeed kan fjerne indhold, der efter Mindzeeds rimelige vurdering krænker Betingelserne, tredjemands rettigheder eller gældende ret. Mindzeed orienterer så vidt muligt Kunden forinden.

9. Tredjepartsindhold og links

9.1 Tjenesten kan indeholde links til tredjeparters websteder eller tjenester, som Mindzeed ikke ejer eller kontrollerer. Mindzeed er ikke ansvarlig for sådanne tredjeparters indhold, privatlivspraksis eller tilgængelighed.

9.2 Denne bestemmelse begrænser ikke Mindzeeds ansvar for egne underdatabehandlere efter pkt. 12 og pkt. 17.3.

10. Databeskyttelse

10.1 Kunden, eller for partnere under Model A slutkunden, er dataansvarlig og har rettighederne til sine data, herunder personoplysninger. Mindzeed behandler alene personoplysninger med henblik på at levere tjenesten og efter dokumenteret instruks.

10.2 Behandlingen reguleres af en særskilt skriftlig databeskyttelsesaftale, jf. pkt. 1.4. Aftalen underskrives af parterne og accepteres ikke ved henvisning til et websted.

10.3 Er Kunden en partner, der anvender Model B, er partneren databehandler over for sine slutkunder, og Mindzeed er underdatabehandler i henhold til en underskrevet underdatabehandleraftale.

10.4 Kunden er ansvarlig for, at personoplysninger, der behandles i tjenesten, er indsamlet og behandles lovligt, og at de ikke krænker tredjemands rettigheder.

10.5 Kunden opbevarer brugeroplysninger fortroligt og er ansvarlig for adgange tildelt inden for egen organisation.

10.6 Mindzeed hoster og behandler personoplysninger inden for EU. Overførsel til tredjelande sker alene på et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesforordningens kapitel V som dokumenteret i den gældende databeskyttelsesaftale og i Mindzeeds Transfer Impact Assessment.

11. Sikkerhed

11.1 Mindzeed gennemfører og vedligeholder passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 32, herunder kryptering under overførsel og i hvile, rollebaseret adgangsstyring med flerfaktorautentifikation for administrative adgange, logning og overvågning, automatiserede sikkerhedskopier med gendannelsestest, sårbarheds- og patch-håndtering samt en dokumenteret procedure for håndtering af sikkerhedshændelser.

11.2 De gældende foranstaltninger er dokumenteret i Mindzeeds egenerklæring og sikkerheds- og compliance-pakke samt i bilagene til den gældende databeskyttelsesaftale. De samme foranstaltninger gælder for alle kunder, uanset om de er direkte kunder eller betjenes gennem en partner.

11.3 Mindzeeds primære hostingleverandør er underlagt en årlig ISAE 3402 Type II-erklæring eller tilsvarende. Erklæringen stilles til rådighed for Kunden én gang årligt og i øvrigt på anmodning.

11.4 Mindzeed underretter Kunden om brud på persondatasikkerheden uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter at være blevet opmærksom på bruddet, i overensstemmelse med den gældende databeskyttelsesaftale.

12. Underdatabehandlere

12.1 Mindzeed anvender underdatabehandlere til at levere tjenesten. En ajourført liste med angivelse af hver leverandørs lokation, funktion og overførselsgrundlag indgår i den gældende databeskyttelsesaftale og stilles til rådighed for Kunden på anmodning.

12.2 Mindzeed varsler Kunden skriftligt med mindst 60 dages varsel forud for tilføjelse eller udskiftning af en underdatabehandler. Kunden kan gøre skriftlig indsigelse inden varslets udløb. Modtages ingen indsigelse, anses ændringen for accepteret.

12.3 Gør Kunden indsigelse, søger parterne en gensidigt acceptabel løsning. Opnås en sådan ikke, kan begge parter opsige abonnementet med rimeligt varsel.

12.4 Mindzeed pålægger sine underdatabehandlere tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser ved kontrakt og forbliver fuldt ansvarlig for deres opfyldelse heraf, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 4.

13. AI-funktionalitet

13.1 AI-funktionalitet er et tilvalg og er ikke aktiveret som standard. Mindzeed behandler ikke personoplysninger ved brug af AI-funktionalitet uden Kundens forudgående dokumenterede instruks, herunder aktivering af den relevante funktion.

13.2 Personoplysninger, der behandles i tjenesten, anvendes ikke til træning af generelle AI-modeller, hverken af Mindzeed eller af Mindzeeds AI-leverandører.

13.3 Enhver AI-leverandør, som Mindzeed anvender, fremgår som underdatabehandler efter pkt. 12 med angivelse af lokation og overførselsgrundlag. AI-funktionalitet kan til enhver tid aktiveres og deaktiveres pr. kunde.

13.4 En aktuel beskrivelse af den aktive AI-funktionalitet udleveres ved aktivering og fremgår af Mindzeeds AI- og databehandlingsbeskrivelse.

14. Immaterielle rettigheder

14.1 Mindzeed bevarer alle immaterielle rettigheder til tjenesten og dens indhold, herunder ophavsret, patentrettigheder og varemærkerettigheder.

14.2 Kunden må ikke overdrage, licensere, sælge, udleje, udlåne eller på anden måde overføre brugsretten til tredjemand uden Mindzeeds skriftlige samtykke. En partners ret til at stille tjenesten til rådighed for sine slutkunder følger af partneraftalen.

14.3 Kunden må ikke kopiere eller ændre tjenesten eller dens indhold, herunder ved at fjerne varemærker implementeret i tjenesten.

14.4 Kunden bevarer alle rettigheder til indhold, som Kunden uploader til tjenesten.

15. Fortrolighed

15.1 Hver part behandler fortrolige oplysninger modtaget fra den anden part fortroligt, herunder vilkårene for parternes aftale, og videregiver dem ikke til tredjemand uden skriftligt samtykke.

15.2 Forpligtelsen gælder i aftaleperioden og i 3 år efter ophør og er ikke til hinder for videregivelse, der kræves efter lov eller af en kompetent myndighed.

16. Ansvarsfraskrivelse for tjenestens egenskaber

16.1 Bortset fra hvad der udtrykkeligt fremgår af Betingelserne eller af en underskrevet aftale mellem parterne, leveres tjenesten uden garantier, hverken udtrykkelige, stiltiende eller lovbestemte, herunder med hensyn til salgbarhed eller egnethed til et bestemt formål.

16.2 Denne bestemmelse begrænser ikke Mindzeeds forpligtelser efter pkt. 10, pkt. 11 eller den gældende databeskyttelsesaftale.

17. Ansvarsbegrænsning

17.1 Ansvar reguleres af dansk rets almindelige regler med de undtagelser og begrænsninger, der fremgår nedenfor.

17.2 Nedenstående tabel angiver, hvordan de enkelte ansvarstyper behandles:

17.3 Mindzeed er ansvarlig for underdatabehandleres behandling af personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 4. Betingelserne undtager ikke dette ansvar, som mellem parterne er omfattet af loftet i pkt. 17.5.

17.4 Parterne har aftalt loftet i pkt. 17.5 under hensyntagen til behandlingens karakter. Tjenesten behandler alene almindelige personoplysninger om medarbejdere, nemlig navn, e-mailadresse, organisatorisk tilhørsforhold, jobrolle, træningsstatus og -resultater, phishing-simuleringsresultater samt tekniske logdata. Der behandles ingen særlige kategorier af personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 9 og ingen oplysninger om strafbare forhold. Behandlingen omfatter ikke profilering, adfærdsovervågning eller automatiserede afgørelser. Parterne anser loftet for proportionalt i forhold til den risiko for de registrerede, som behandlingen indebærer, og i forhold til vederlaget for tjenesten.

17.5 Med forbehold for pkt. 17.2 og 17.6 er hver parts samlede ansvar for ethvert krav, der udspringer af eller har forbindelse med abonnementet, herunder krav vedrørende behandling af personoplysninger og regreskrav efter databeskyttelsesforordningens artikel 82, stk. 5, begrænset til det samlede vederlag, som Kunden faktisk har betalt for tjenesten i de 12 måneder, der går forud for den handling eller undladelse, der giver anledning til kravet, og kan under ingen omstændigheder overstige EUR 5.000 samlet.

17.6 Loftet i pkt. 17.5 gælder alene mellem parterne. Det begrænser ikke og kan ikke gøres gældende over for en registreret, der udøver rettigheder efter databeskyttelsesforordningens artikel 79 og 82, eller over for en tilsynsmyndighed, der udøver sine beføjelser efter databeskyttelsesforordningens artikel 58 og 83. Hver part bærer selv en administrativ bøde pålagt den pågældende part.

17.7 Betingelserne begrænser ikke ansvar, der ikke kan begrænses efter gældende ret, herunder ansvar for personskade og død samt ansvar for forsætlige eller groft uagtsomme handlinger og undladelser.

17.8 Kundens ansvar er omfattet af de samme begrænsninger, dog ikke for så vidt angår Kundens betalingsforpligtelser og skadesløsholdelserne i pkt. 8.

18. Force majeure

18.1 Ingen af parterne er ansvarlig for manglende opfyldelse af sine forpligtelser, bortset fra betaling af forfaldne beløb, når den manglende opfyldelse skyldes forhold uden for partens rimelige kontrol, som parten ikke med rimelighed kunne forudse ved accepten af Betingelserne.

18.2 Sådanne forhold kan omfatte nedbrud i telenet, myndighedsindgreb, arbejdskonflikt, infrastruktursvigt, naturkatastrofer, epidemier og pandemier, terrorhandlinger, brand, oversvømmelse, storm, sabotage, skade forårsaget af computervirus eller hacking, krig, borgerkrig, oprør og nukleare hændelser.

18.3 En part, der rammes af force majeure, underretter den anden part uden unødig forsinkelse. Varer situationen mere end 90 dage, kan begge parter opsige abonnementet med skriftligt varsel.

19. Overdragelse

19.1 Mindzeed kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til abonnementet til tredjemand.

19.2 Kunden kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser uden Mindzeeds skriftlige samtykke, som ikke kan nægtes uden rimelig grund.

20. Ændring af Betingelserne

20.1 Mindzeed kan ændre Betingelserne. Ændringer varsles skriftligt med mindst 3 måneders varsel og får tidligst virkning fra den efterfølgende abonnementsperiode.

20.2 Ændringer anses for accepteret, medmindre Kunden opsiger abonnementet med gældende varsel, inden ændringen træder i kraft.

20.3 Ændringer har ikke tilbagevirkende kraft og berører ikke ansvar for handlinger eller undladelser, der er sket, inden ændringen trådte i kraft.

20.4 Henviser en partneraftale til Betingelserne i en bestemt version, får en ændring alene virkning i det pågældende aftaleforhold, hvis den er aftalt skriftligt mellem parterne.

21. Lovvalg og værneting

21.1 Betingelserne og abonnementet er underlagt dansk ret med undtagelse af dansk rets internationale privatretlige regler og FN-konventionen om internationale køb (CISG).

21.2 Tvister anlægges ved de danske domstole med Københavns Byret som aftalt værneting i første instans.

21.3 Denne bestemmelse berører ikke tilsynsmyndigheders kompetence eller registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningens artikel 79.